Das Rückenmark der Geschäftsprozesse
Wer an den Begriff Stammdaten denkt, sieht sich oft mit trockenen Verarbeitungsprozessen konfrontiert: Personalnummern, Geburtsdaten, Steuernummern, Produktdaten, Lieferanten, Standorte oder Inventar sind auf den ersten Blick nicht für jeden so interessant wie die eigentlichen Themen eines Unternehmens. Jedoch ist ein gutes Stammdatenmanagement eine essenzielle Basis für jedes Unternehmen.
Wegen ihrer langen Gültigkeit und hohen Wichtigkeit für Mitarbeitende und Kund:innen eines Unternehmens ist die Organisation der Daten, die sich nicht oder kaum verändern, nicht in ihrer Wichtigkeit zu unterschätzen. Die professionelle Organisation dieser Daten ist nämlich die Grundlage für einen flüssigen Arbeitsablauf, womit die Mitarbeiter- sowie die Kundenzufriedenheit garantiert werden kann.
Als Gegenbeispiel führt ein fehlerhaftes oder unzureichendes Stammdatenmanagement zu erheblichen Prozessverzögerungen, zu falschen Informationen und damit zu falschen Entscheidungen, die wiederum zu unnötigen Kosten führen. Wer das vermeidet, kann in der Praxis mit erhöhter Prozesseffizienz und Kosteneinsparungen rechnen. Stammdaten sind die Basis für das Controlling und werden als Entscheidungsgrundlage für die Unternehmensstrategie auch umgangssprachlich als „Rückenmark“ der Geschäftsprozesse bezeichnet. Sie werden nämlich in allen Bereichen, die Daten managen, gebraucht. Es gibt unter anderem Produkt-/Material-Stammdaten, Artikel-Stammdaten und Lieferanten-Stammdaten, die für Einkauf, Logistik, Produktion, Marketing und Vertrieb entscheidend sind.
Ein wichtiger Aspekt im Stammdatenmanagement ist ebenfalls das Erfüllen von Datenstandards wie beispielsweise ECLASS. Hiermit wird nicht nur die Klassifizierung von Produkten und Dienstleistungen, sondern auch der internationale Austausch von Daten durch weltweit einheitliche Regelungen für Qualität und Sicherheit gewährleistet. Wenn diese Standards erfüllt sind, können die Daten des Unternehmens auch weltweit problemlos weiterverwendet werden.
Doch wie funktioniert professionelles Stammdatenmanagement?
Allgemein gehört zu gutem Stammdatenmanagement das Anstreben des sogenannten „Single Point of Truth”. Hiermit ist die eine einheitliche, verlässliche und aktuelle Datenbasis für das gesamte Unternehmen gemeint. Das wird durch Vollständigkeit, Eindeutigkeit, Korrektheit, Aktualität, Genauigkeit, Konsistenz, Redundanzfreiheit (Einmaliges Speichern), Relevanz, Einheitlichkeit, Zuverlässigkeit und Verständlichkeit der Daten erreicht. Dabei ist besonders die Modellierung der Daten relevant, um einen „Fahrplan“ zur Orientierung zu haben. Die Inhalte sind dementsprechend harmonisch organisiert, damit auch die Prozesse strukturiert ablaufen können. Dabei ist die Pflege der Stammdaten keine einmalige Aktion, sondern ein ständiger, nicht zu vernachlässigender Prozess, der von Verantwortlichen überwacht und kontrolliert werden muss.
Abschließend mag Stammdatenmanagement zwar nicht so fesselnd sein wie ein Horrorfilm, aber wer in der Firma Horror bei der Datenverwaltung vermeiden will, sorgt für eine professionelle Organisation der Stammdaten, da diese einen hohen Praxiswert haben. Sobald dieser vernachlässigt wird, kommt es zu Problemen, die die eigentlichen Arbeitsprozesse verzögern, stoppen oder zu Extrakosten führen können.
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