Erfolg durch Stammdatenmanagement

Dass korrekte Daten nach wie vor ein komplexes Thema sind, zeigt die betriebliche Praxis: Marketing-Kampagnen bringen nicht den gewünschten Erfolg, da E-Mail-Adressen nicht sauber gepflegt sind, Vertragsdokumente sind postalisch nicht zustellbar und Dubletten verursachen unnötig hohe Kosten. System-Migrationen scheitern häufig, da Felder des Altsystems aufgrund mangelnder Flexibilität des Datenmodells missbraucht wurden, was die korrekte Zuordnung der Daten erschwert.

Für den Erfolg eines Unternehmens ist das Stammdatenmanagement ein unterschätzter Faktor. Zustandsdaten, Bestandsdaten und Transaktionsdaten: Dieser Pool an Daten bedarf eines guten Managements. Dieses schafft einen Überblick über dynamische sowie statische Unternehmensdaten von Kunden und Lieferanten und dient somit der Koordination aller Unternehmensaktivitäten. Zu den Disziplinen des Stammdatenmanagements gehören strategische, organisatorische, methodische und technologischen Aktivitäten. Aktuelle, vollständige und qualitativ hochwertige Stammdaten tragen maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens bei und vereinfachen viele Prozesse, sowohl innerbetrieblich als auch außerbetrieblich. Für gutes Stammdatenmanagement sind vor allem die Strategie, die Organisation und die verwendeten Systeme wichtig. Auch die Informationsarchitektur ist ein entscheidender Faktor. Durch optimales Stammdatenmanagement sind Informationen visualisierbar und sowohl lokal als auch global miteinander verknüpft.

Verantwortlichkeiten für die einzelnen Teilbereiche müssen geklärt sein, um die Daten auf dem neuesten Stand zu halten. Dies fällt in den Bereich der Organisation unter dem die Makroprozesse des Stammdatenmanagements zusammenlaufen. In der Organisation sollten die Standards und Guidelines festgelegt werden, die die zuvor festgelegte Strategie des Unternehmens unterstützen. In der Organisation der Stammdaten vermitteln die Verantwortlichen zwischen Strategie und den anwendungsorientierten Systemen. So entstehen Handlungsstrategien und technische Lösungen können gefunden werden, um die optimale Lösung für das Unternehmen zu finden. Nur so lässt sich ein digitaler Bebauungsplan für die Systeme eines Unternehmens entwickeln. Übergeordnet bleibt immer die Strategie, die langfristig den Erfolg des Unternehmens sichert und daher in einem strategischen Projektplan zusammengefasst werden sollte. Dieser regelt die Phasen der Datenbeschaffung, Datenorganisation und Datennutzung bis hin zur Datenentsorgung.

Eine Auffächerung dieser Teilsysteme dient nicht nur der Übersichtlichkeit sondern auch der Steuerung und der Beobachtung des Lebenszyklus der Daten. Data Governance ist dabei das Stichwort. Dieses ist auf optimale Datenqualität angewiesen.

Daraus eine Unternehmensstrategie zu entwickeln erfordert Weitblick, doch auf deren Basis verlaufen alle weiteren Prozesse. Das strukturelle Sammeln und Einpflegen von Daten ist daher eine wertvolle Investition in die Zukunft eines Unternehmens, auf deren Erfordernisse es sich frühzeitig einstellen sollte.

Dabei sind die wichtigsten Faktoren für das Unternehmen langfristig Übersichtlichkeit, Qualität, Usability und der Informationsgehalt der vorhandenen Daten.