Vorsprung durch Produktdaten

Ein wichtiger Baustein, um die Digitalisierung meistern zu können, ist die Qualität von Produktdaten. So kann ein ordentliches Produktdaten-Management zur deutlichen Optimierung von Prozessen beitragen. Was sollte hierbei beachtet werden?

Die Studie „ProDa: Produktdatenmanagement in Industrie und Handel“ von SDZeCOM und der Hochschule Aalen zeigt, dass Produktdaten und der effiziente Umgang damit für fast alle der 427 teilnehmenden Unternehmen (84%) heute schon eine sehr große Wichtigkeit haben.

Durchschnittlich kommunizieren die befragten Hersteller und Händler die Produktinformationen über vier Touchpoints an ihre Zielgruppe. Neben den klassischen Kanälen wie Katalogen und Flyer, nehmen moderne Online-Kanäle wie E-Commerce, Mobile-Apps und Social Media einen hohen Stellenwert im Kommunikations-Mix ein.

Kunde im Fokus

Dabei spielt die zielgruppenspezifische und kanalspezifische Ansprache eine sehr große Rolle. Relevante Botschaften zu übermitteln, erfordert genaue Kenntnisse über die Bedürfnisse und das Verhalten der Kunden: Welche soziodemografischen Merkmale zeichnen ihn aus? Was hat er bereits gekauft, angeklickt oder heruntergeladen? Die ganze Bandbreite an Kundendaten – ob durch Tracking, Einkaufshistorie oder Kundengespräche erhoben und gesammelt – wird meist im CRM-System gebündelt. Darauf basierend können User Profile der am häufigsten auftretenden Kundentypen, sogenannte Personas, erstellt werden – mit all ihren Vorlieben, Interessen und Gewohnheiten. Ein Händler kann anhand dieser Kriterien die für die Persona passenden Produkte – und innerhalb der Produktdarstellung sogar die für sie relevanten Produktinformationen – bereitstellen.

Viele der größeren Unternehmen setzen dafür bereits spezielle IT-Systeme wie PIM (Product Information Management) oder MDM (Master Data Management) zur Unterstützung des Produktdatenmanagements ein.

Nachholbedarf haben sehr viele in einer durchgängigen Definition ihrer Prozesse im Umgang mit den Daten. Aktuell sind hier erst 30% gut aufgestellt, so das Ergebnis der Studie „ProDa“. Viele der Hersteller und Händler sehen daher für die Zukunft große Potentiale in der Optimierung der Geschäftsprozesse (90%).

Grundlage Datenstrategie

Die Grundlage für den erfolgreichen Umgang mit Produktdaten sollte dabei eine Product Data Governance sein – eine Richtlinie für den Umgang mit Produktdaten. Für die Umsetzung der Product Data Governance ist eine Datenbearbeitungsstrategie erforderlich, die die Datenerfassung, die Pflege und die Optimierung der Produktdaten definiert.

Eine Einordnung der Produktdaten nach Produktgruppen oder anderen Kategorien, wie zum Beispiel Zubehör oder Ersatzteile, sollte unbedingt erfolgen. Wichtig ist dabei stets eine eindeutige Zuordnung und konsistente Darstellung. Der Umfang der Daten verlangt meist verschiedene hierarchische Strukturen für die Produkte. Dabei wird die Qualität der Daten definiert: Es muss festgelegt werden, wie Produktdaten aufgebaut und wann diese vollständig und korrekt sind. So wird beispielsweise festgelegt, welche Attribute oder auch wie viele Bilder in welcher Größe und Auflösung es zu jedem Produkt gibt.

Entsprechende Spezifikationen bzw. Datenmodelle helfen den Unternehmen dabei, Produktdaten einheitlich und vollständig bereitzustellen. Auch die Verwendung einer konsistenten Terminologie ist entscheidend. Denn nicht nur die Art und der Umfang der Produktdaten muss konsistent sein, sondern auch die Begrifflichkeiten und Maßeinheiten. Die Farbe von Artikeln muss einheitlich beschrieben werden, etwa als Dunkel- oder Marineblau. Die Längenangaben werden in Zentimetern oder Metern angegeben und die Gewichtsangaben ebenfalls in einem einheitlichen Maß. Nur so erhält man die notwendige Struktur in den Produktdaten.

Um die Qualität und Sicherheit der Produktdaten auch in Zukunft zu sichern, müssen Vorgaben zur Speicherung und Zugriffsrechte definiert und bestenfalls Workflow-unterstützt gesteuert werden. Auch die Pflege der Daten muss über den gesamten Daten-Lebenszyklus sichergestellt sein. Wann müssen Produktdaten korrigiert werden und wer darf diese korrigieren? Wer ist verantwortlich für Erweiterungen im Datensatz und erfüllen diese den definierten Qualitätsanspruch?

Datenqualität als Voraussetzung

Die Qualität von Produktdaten ist für Herstellter und Händler sehr wichtig. So bewerteten 92 % der 427 befragten Unternehmen (lt. ProDa-Studie) aktuelle Produktdaten wichtig, bis sehr wichtig. Kein Wunder: Fast 60 % der Unternehmen geben an, dass sie die Produktdaten täglich oder wöchentlich aktualisieren. Für 94% der Unternehmen ist die Korrektheit der Daten sehr wichtig. Die Vollständigkeit und Aktualität der Produktdaten ist jeweils für mehr als 80% der Unternehmen sehr wichtig.

Herausforderungen und Chancen

Von den befragten Herstellern und Händlern nennen 81 % der Unternehmen mit Blick in die Zukunft personelle Ressourcen als größte Herausforderung – wenn es um den Umgang mit Produktdaten geht. Auch sehen 58 % die Technische Infrastruktur und 56 % fehlende Prozesse und Verantwortlichkeiten als größte Bedrohung an. Dem gegenüber betrachten die Unternehmen dies als große Chance. Über 90% sehen eine Optimierung ihrer Geschäftsprozesse und 77% sind davon überzeugt, dass sich damit eine Qualitätsverbesserung der Daten herbeiführen lässt. Knapp über die Hälfte der Unternehmen geht sogar von einem Umsatzwachstum – bedingt durch das effiziente managen der Produktdaten.

Fazit

Der effiziente Umgang mit Daten und insbesondere auch Produktdaten spielt in Unternehmen eine immer wichtigere Rolle. Mit den richtigen Prozessen und Technologien erhöhen Hersteller und Händler die Geschwindigkeit bei der Bearbeitung von Produktdaten und deren Qualität sowie die Effizienz ihrer Maßnahmen. Das alles sind Faktoren, die im Zeitalter der Digitalen Transformation und Globalisierung zu entscheidenden Erfolgskriterien werden und unabdingbar für eine nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit sind. Um diese Chancen zu nutzen, steht bei vielen Unternehmen das Thema Daten-Prozesse, IT-Infrastruktur und Weiterbildung der Mitarbeiter auf der Aufgaben-/Investitionsliste.

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