„Wasch mich aber mach mich nicht Nass“

Projekte rund um das Master-Data-Management sind alles andere als einfach. Warum Stammdatenmanagement auch heute noch ein Thema ist.

Unternehmerische Entscheidungen und Prozesse werden heute maßgeblich von Daten und Informationen bestimmt. Damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter effizient arbeiten können, müssen sie jederzeit und ohne langes Suchen auf alle für sie relevanten Informationen zugreifen können. Dies gilt insbesondere für Stammdaten zu Produkten, Lieferanten, Kunden und Personal.

Im Rahmen unseres Seminars Professionelles Stammdatenmanagement haben wir (DK) unseren Seminarleiter und Experten Jürg Hofer (JH) hierzu befragt um mehr in Erfahrung zu bringen. Er startete seine berufliche Laufbahn bei der Coop Schweiz, wo er von 1986-1999 beschäftigt war. Dort war er an der Entwicklung des zentralen Stammdaten- und Sortimentsmanagement vor der SAP-Einführung beteiligt. Danach war er bei der BMG ComServ AG in Basel für den Entwurf von Lösungs- und Vorgehensvarianten für Webbasierte Produktinformationssysteme (CATASYS) verantwortlich, bevor er im Jahre 2000 zur Crealogix AG wechselte. Dort war er in der Position eines Senior Consultant und Projektleiter für Web-Lösungen tätig.

DK: Warum ist Stammdatenmanagement auch heute noch ein Thema?

JH: Stammdatenmanagement war immer ein Thema und wird es auch bleiben. Was sich geändert hat, ist die Aufmerksamkeit, die dem Thema geschenkt wird. Bis vor wenigen Jahren haben sich nur Spezialisten mit Stammdaten und den damit verbundenen Fragestellungen nach Prozessen, Organisation und Werkzeugen beschäftigt. Andere Themen, wie die Einführung von ERP Lösungen, Prozessopimierungen (ECR), Akkuisition und Fusion von Firmen usw. standen im Vordergrund. Dabei wurde einfach vorausgesetzt, dass Stammdaten da sind und schon irgendwie durch jemandem im Unternehmen gepflegt werden. Das führte zu vielen Insellösungen und kurzfristigen Bereinigungsprojekten.

Durch die Vernetzung von Unternehmen untereinander über das Internet, die gestiegenen Anforderungen an die Verfügbarkeit von Produkt- und Dienstleistungsinformationen sowie den Vorschriften durch die Gesetzgeber ist das Volumen der zu pflegenden Daten gewaltig gestiegen und die dafür verfügbare Zeit gleichzeitig gesunken. Die Vernetzung und hohe Systemintegration sowie das Eliminieren von nicht digitalisierten Prozessen führt dazu, das Fehler in den Daten sich blitzschnell ausbreiten. Der Mensch als Korrektiv im Prozess tritt kaum mehr in Erscheinung.
All diese Entwicklungen führen dazu, dass sich aktuell in Unternehmen mehr Mitarbeitende und auch das Management verstärkt mit dem Thema Stammdaten auseinander setzen. Dieses Mal aber nachhaltiger als in der Vergangenheit.      

DK: Lösen nicht Initiativen wie „Industrial Data Space“ oder „Internet of Things“ das Thema Stammdatenmanagement?

JH: Teils – Teils. Vorhaben wie Industrial Data Space sind im Wesentlichen Treiber der aktuellen Themen im Stammdatenmanagement. Ohne qualitativ hochwertige Stammdaten lassen sich Information über Unternehmensgrenzen hinweg nicht nutzen. Sender und Empfänger müssen sich ohne zwischenmenschliche Interaktion verstehen. Was ist ein Bruttogewicht, wieviele Stellen vor und nach dem Komma hat es und welche Einheit.
Mit den Möglichkeiten, die das „Internet of Things“ im Bereich der Sensortechnik und einem ‚aktiven‘ Eigenleben bieten, wird das Erfassen von Informationen (nicht nur Stammdaten) erleichtert und minimiert. Bauteile wie zum Beispiel ein Ventil oder eine Pumpe, können nach der Installation ihre ‚persönliche‘ Daten und Eigenschaften selbst im Netz melden. Eine einmalige Erfassung während der Konstruktion des Bauteils genügt. Damit entfällt theoretisch die redundante Datenpflege, vorausgesetzt der Empfäger der Produkte kann auch die Daten entsprechend empfangen und speichern.

DK: Warum ist es so schwierig, für das Thema Stammdatenmanagement notwendige Ressourcen zu bekommen und Vorhaben erfolgreich umzusetzen?

JH: Dafür sehe ich im Wesentlichen drei Ursachen.

1. Die klassische Kosten – Nutzen Rechnung für solche Stammdatenprojekte scheitert fast immer. Damit gestaltet sich der Antrag für entsprechenden Projekte und Programme schwierig.
2. Bis heute gibt es keine berufsbegleitende Ausbildung oder Spezialisierung zum „Stammdatenmanager“ mit einem qualifizierten Abschluss. Durch die Vernachlässigung des Themas Stammdatenmanagement in den vergangenen Jahren gelten Stammdatenprojekte zudem als wenig attraktiv, so dass es schwierig ist, intern Mitarbeitende dafür zu begeistern (Ich wurde für das Projekt gemeldet).
3. Das Phänomen: „Wasch mich aber mach mich nicht Nass“ spielt beim Stammdatenmanagement oft eine Rolle. Der Grund dafür liegt darin, dass die Beseitigung von Ursachen von Stammdatenproblemen in der Folge meist eine Änderung an Prozessen und Organisationsstruktren nach sich ziehen. Bei Produktstammdaten auch noch über die Grenzen einzelner Fachbereiche hinweg. Damit stellt sich automatisch die Frage nach den Kompetenzen – denen oft die von den Massnahmen betroffenen nicht oder ungenügend in die Projekte einbezogenen.        

DK: Braucht es spezielle Werkzeuge für das Stammdatenmanagement?

JH: Wie bei vielen solchen Fragen lautet die Antwort : „Es kommt darauf an …“. Unternehmen mit sehr wenigen Produkten, können auch mit den klassischen Werkzeugen eine gute Produktstammdatenqualität erreichen. Mit zunehmender Grösse des Unternehmens, einer grossen Produktevielfalt, globalem Kundenstamm uws. wird es zunehmend schwierig ohne spezielle Werkzeuge die notwendigen Funktionen für das Erreichen der erforderlichen Stammdatenqualität bereit zu stellen.